Procédures internes
Retrouver les étapes d’une démarche interne dans les documents de référence.
Exemple : « Quelle procédure suivre pour cette demande interne ? »
Transmission aux agents
Identifier les supports et consignes utiles à un nouveau poste.
Exemple : « Quels documents consulter lors de l’arrivée dans ce service ? »
Préparation de synthèses
Rassembler les éléments d’un ensemble documentaire avant relecture.
Exemple : « Quels points communs ressortent de ces comptes rendus ? »
Un périmètre pilote
pour vérifier l’utilité.
Commencez avec un service, une documentation identifiée et des questions fréquentes. Associez les personnes responsables de l’exploitation, de la documentation et des accès pour définir un périmètre clair.
Les critères de réussite doivent être choisis avant le déploiement : pertinence des réponses, accès aux sources, temps de recherche et appropriation par les utilisateurs.
Ce qu’il faut préparer
- Un ensemble de documents dont la qualité est connue.
- Des questions réelles posées par les équipes.
- Des personnes référentes pour vérifier les réponses.
- Les règles d’accès et les contraintes d’exploitation.
Garder les sources et le contexte
L’hébergement local ne dispense pas d’examiner les droits d’accès, les données présentes dans les documents et les règles de votre organisation. Toute synthèse destinée à une décision doit être relue.
Du poste de travail au format mobile.
May-IA Compagnon est disponible sur Windows, Linux et Android. Le choix des appareils et leur accès au serveur local sont à définir dans le projet.